Ako napísať tlačovú správu, aby ju médiá uverejnili?

Počas dvojhodinového workshopu, ktorý Marie viedla, jej v e-mailovej schránke pristálo vyše 30 tlačových správ. Každá pritom obsahuje množstvo textu, ktorý má redaktor prelúskať. Ako zaujať jeho pozornosť, aby informoval práve o vašom podujatí či výsledkoch práce? Marie odporúča držať sa troch základných bodov:

1. Blízkosť. Obsah tlačovej správy by mal byť čitateľovi blízky, a to nielen geograficky, ale aj tematicky. Zamyslite sa pri jej tvorení napríklad nad otázkou: Ako docielim to, aby si ľudia povedali, že sa to týka aj ich? Ako v nich vyvolám pocit blízkosti?
2. Aktuálnosť. Ak sa niečo udialo v pondelok a vy o tom pošlete tlačovú správu v stredu, málokto ju zverejní. Redaktorom zasielajte vždy aktuálne informácie. Také, ktoré sa dejú práve teraz, alebo sa plánujú diať v najbližšej dobe.
3. Zaujímavosť. Vaša správa by mala zaujať pozornosť novinára a neskôr aj samotného čitateľa. Ideálne preto je, ak obsahuje niečo výnimočné, neobvyklé, nové – niečo, čo sa len tak často nevidí. Popíšte, čím sú vaše podujatie alebo výsledky vašej práce výnimočné. Správa sa môže stať zaujímavou napríklad aj v spojitosti s celebritou.

Na čo sa ešte zamerať pri písaní tlačovej správy

1. Dĺžka. Tlačová správa by nemala byť dlhá. Mala by mať ideálne jednu, maximálne dve strany. V dnešnej záplave správ a informácií takmer nikto nečíta správu dlhšiu, než je jedna A4. Marie uviedla, že 75 percent novinárov číta len prvý odsek a tretina niekedy len nadpis. Ak ich nezaujmete hneď na začiatku, je vysoko pravdepodobné, že vašu správu nedočítajú – a ani nezverejnia.
2. Presnosť. Tlačová správa slúži ako podklad, preto by mala byť presná. Niekedy sa stane, že ju redaktori zverejnia celú. Preto si ju po napísaní vždy skontrolujte, aby ste sa vyvarovali preklepom v menách, v názvoch organizácií a pod. Správa môže uvádzať pre vás dôležité kontakty, odkazy či linky a mala by odpovedať na päť základných otázok (v angličtine tzv. 5W): Kde? Kedy? Kto? Čo? Prečo?
3. Vecnosť. Zamerajte sa na podstatné veci, zahrňte dáta a fakty. Vyvarujte sa „dojmológii“, „omáčkam“, siahodlhým opisom a niekoľkoriadkovým vetám. Snažte sa písať jednoduchým jazykom, ktorý používate bežne v konverzácii. Nepoužívajte príliš odborné alebo netypické výrazy a ak to už urobíte, vysvetlite ich.
   
   „Mnoho ľudí píše tlačovú správu akademicky. Nemusí to tak byť. Postačí nám text, ktorému bude rozumieť úplne každý,“ vysvetľuje Marie Stracenská.
4. Pestrosť. Uvádzajte citáty. Práve tie dodajú vašej správe dynamiku a ozvláštnia text. Dôležitý je aj úvod správy. Myslite pri písaní na to, že na začiatku by mali byť „návnady“, ktoré zaujmú pozornosť čitateľa či novinára. Možno práve vďaka nim si prečíta vašu správu celú a zverejní ju. Na začiatku by teda malo byť to najdôležitejšie a najzaujímavejšie.

Praktické tipy ako dostať vašu správu do médií

1. Pripravte si zoznam. Spravte si zoznam redakcií, ktoré zaujímajú vás a vašu organizáciu. Alebo si doň vyberte médiá, ktoré číta vaša cieľová skupina. Kontakty na novinárov zoženiete poväčšine priamo na webstránkach novín. Takto pripravený zoznam si pravidelne aktualizujte.
2. Začnite od regionálnych redakcií. Môžu to byť podredakcie veľkých médií, ktoré sú rôzne rozmiestnené po celom Slovensku, alebo lokálne malé redakcie, ktoré zachytávajú dianie v meste či regióne. Čitatelia im venujú pozornosť preto, lebo píšu o ľuďoch a miestach, ktoré poznajú. S väčšou istotou sa vám podarí dostať reportáž alebo tlačovú správu do regionálnych redakcií ako do celonárodných.
3. Čo robiť pred akciou? Ak sa rozhodnete poslať novinárom pozvánku na vaše podujatie, text by mal byť stručný, jasný a štruktúrovaný. Vyhnite sa v ňom siahodlhým formuláciám a vysvetľovaniu. Podľa Marie je ideálne, ak redaktor nájde všetky potrebné informácie priamo v tele e-mailu a nemusí sa preklikávať na prílohy, aby sa dozvedel viac. Do prílohy však môžete dať napríklad program, plagát alebo informácie o vašej organizácii.
4. Veľké a regionálne redakcie. Ak posielate pozvánku na podujatie veľkým redakciám (napríklad tým s celoslovenskou pôsobnosťou), nečakajte, že dostanete odpoveď hneď. Takéto redakcie vám dajú málokedy vopred vedieť, že na podujatie prídu. Obsah reportáží plánujú spravidla deň dopredu, môže sa preto ľahko stať, že ak sa vyskytnú nepredvídateľné udalosti, budú mať nedostatok techniky v teréne. Preto im môžete poslať pozvánku napríklad aj v dvoch kolách – asi týždeň pred podujatím a deň pred konaním akcie. Regionálne redakcie si obsah plánujú asi týždeň vopred a je väčšia pravdepodobnosť, že zareagujú na vašu pozvánku.
5. Nezabudnite na tlačové agentúry. Marie odporúča zaslať pozvánku na udalosť aj do agentúr TASR a SITA. Môžete ich poprosiť aj o zaradenie pozvánky do denného prehľadu správ alebo do prehľadu akcií. Je možné, že vaše podujatie do takéhoto prehľadu zaradia a redakcia ktoréhokoľvek periodika, ktoré odoberá agentúrny servis, sa o ňom automaticky dozvie a zhodnotí, či na naň pôjde alebo nie. Agentúry sú prvým miestom, kam by mali smerovať tlačové správy, ktoré pripravujete.
6. Čo robiť po akcii? Bezprostredne po akcii rozpošlite tlačovú správu. Nezabudnite priložiť kvalitné fotografie, ktoré vložte ako prílohu e-mailu (nie v tele e-mailu), aby sa nestratila ich kvalita.

Marie Stracenská je novinárka, ktorá dlhé roky pôsobila v Slovenskom rozhlase, televízii Markíza, TA3 ale aj ako PR manažérka jednej z politických strán, či na komunikačnom oddelení ministerstva spravodlivosti. Po deviatich rokoch sa znova vrátila do médií a momentálne pracuje v TA3 ako vedúca vydania. V jej profesijnom živote sa paralelne nesie aktívna práca v médiách a súčasne práca lektorky a konzultantky.